DOKE.561.10.2023

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2023 r., poz. 775 t. j.) w związku z art. 7 ust. 1 i 2 i art. 60 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781) oraz na podstawie art. 57 ust. 1 lit. a) i lit. h), art. 58 ust. 2 lit. b) w związku z art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4 maja 2016, str. 1, ze zmianami ogłoszonymi w Dz. Urz. UE L 127 z 23 maja 2018, str. 2, oraz w Dz. Urz. UE L 74 z 4 marca 2021, str. 35), zwanego dalej „Rozporządzeniem 2016/679”, po przeprowadzeniu wszczętego z urzędu postępowania administracyjnego w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej na Panią A. D., prowadzącą działalność gospodarczą pod firmą: „S.” z siedzibą w W. przy ul. (…), Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

udziela upomnienia Pani A. D., prowadzącej działalność gospodarczą pod firmą: „S.” z siedzibą w W. przy ul. (…), za naruszenie przepisów art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) Rozporządzenia 2016/679, polegające na braku współpracy z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ramach wykonywania przez niego jego zadań oraz niezapewnieniu Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań w postępowaniach o sygn.: DS.523.4902.2022 oraz DS.523.6918.2022.

UZASADNIENIE

Stan faktyczny

1. Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pana B. S., zamieszkałego w W. przy ul. (…) (zwanego dalej: „Skarżącym”), na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez Panią A. D., prowadzącą działalność gospodarczą pod firmą: „S.” z siedzibą w W. przy ul. (…) (zwaną dalej: „Przedsiębiorcą”), polegające na przetwarzaniu danych osobowych Skarżącego w celach marketingowych bez podstawy prawnej, w związku z reklamą usług salonu kosmetycznego (…) przy ul. (…) w W. W związku z powyższym, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zwany dalej: „Prezesem UODO”) wszczął postępowanie wyjaśniające o sygn. DS.523.4902.2022.
2. W ramach wyżej wskazanego postępowania administracyjnego – pismem z 10 listopada 2022 r. – Prezes UODO zwrócił się do Przedsiębiorcy, wzywając go do ustosunkowania się (w terminie 7 dni od dnia doręczenia ww. pisma) do treści skargi oraz do złożenia wyjaśnień poprzez udzielenie odpowiedzi na szczegółowe pytania dotyczące sprawy, tj.:

a)     „czy, a jeśli tak, to kiedy (proszę wskazać konkretną datę), na jakiej podstawie prawnej (proszę o wskazanie konkretnego przepisu/-ów prawa), z jakiego źródła, w jakim celu i zakresie Pani, jako Przedsiębiorca pozyskała dane osobowe Skarżącego, w tym jego numer telefonu (…),

b)     czy, a jeśli tak, to na jakiej podstawie prawnej (proszę o wskazanie konkretnego przepisu/-ów prawa), w jakim celu i zakresie Pani, jako Przedsiębiorca przetwarza aktualnie oraz jak długo i na jakiej podstawie prawnej przetwarzać będzie dane osobowe Skarżącego, w tym jego numer telefonu (…),

c)      czy Skarżący wyraził zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych, w tym jego numeru telefonu (…) w celach marketingowych, a jeśli tak, to kiedy i jakiej treści była ta zgoda – wzywam do przedłożenia kopii dokumentu, z którego wynika treść tej zgody, jeśli została ona przez Skarżącego udzielona,

d)     czy Skarżący zwracał się do Przedsiębiorcy o usunięcie jego danych osobowych, a jeżeli tak, to kiedy, w jaki sposób Przedsiębiorca ustosunkował się do jego wniosku; jeżeli odmówił usunięcia danych osobowych Skarżącego, to proszę o wskazanie z jakiego powodu oraz jak długo dane te będą przetwarzanie i na jakiej podstawie prawnej (proszę o wskazanie przesłanek, które spowodują całkowite usunięcie danych osobowych Skarżącego)”.

Wezwanie to, skierowane na ujawniony w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dalej jako: „CEIDG”), adres do doręczeń Przedsiębiorcy (…), po dwukrotnej bezskutecznej awizacji zostało zwrócone do UODO 29 listopada 2022 r. z adnotacją „ZWROT, nie podjęto w terminie”, przy czym należy uznać je za prawidłowo doręczone Przedsiębiorcy, zgodnie z brzmieniem art. 44 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r., poz. 775 t. j.), zwanej dalej: „k.p.a.” Przedsiębiorca nie ustosunkował się w żaden sposób do żądania organu nadzorczego w terminie wyznaczonym na dokonanie czynności, do podjęcia których był wzywany.

3. W związku z powyższym, Prezes UODO ponownie – pismem z 16 lutego 2023 r. – zwrócił się do Przedsiębiorcy z żądaniem udzielenia wyjaśnień. Pismo to, skierowane na ujawniony w CEIDG adres do doręczeń Przedsiębiorcy, nie zostało przez niego odebrane. Korespondencja, po dwukrotnej bezskutecznej awizacji, została zwrócona 7 marca 2023 r. do UODO z adnotacją „ZWROT nie podjęto w terminie”, a następnie uznana za prawidłowo doręczoną Przedsiębiorcy, zgodnie z art. 44 k.p.a. w trybie doręczenia zastępczego. Przedsiębiorca nie udzielił żadnej odpowiedzi również na to pismo.
4. Oba wezwania skierowane do Przedsiębiorcy zawierały pouczenie wskazujące, że brak złożenia wyjaśnień w sprawie stanowić będzie naruszenie obowiązku współpracy z organem nadzorczym, jakim jest Prezes UODO, skutkującym nałożeniem na Przedsiębiorcę administracyjnej kary pieniężnej zgodnie z art. 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679.
5. W celu ustalenia przyczyn braku odpowiedzi na pisma Prezesa UODO, pracownik Departamentu Organizacji, Kar i Egzekucji w dniu 28 marca 2023 r. skontaktował się telefonicznie z Przedsiębiorcą pod numerem telefonu: (…), udostępnionym w CEIDG. Przedsiębiorca poinformował wówczas, że powodem niemożności odbioru korespondencji do niego wystosowanej były przebyte przez Przedsiębiorcę zabiegi operacyjne oraz fakt przebywania na długotrwałym zwolnieniu lekarskim. Jednocześnie, pouczony o obowiązku niezwłocznego udzielenia odpowiedzi na pisma Prezesa UODO z 10 listopada 2022 r. oraz 16 lutego 2023 r., Przedsiębiorca wyraził wolę podjęcia współpracy z organem ochrony danych osobowych. W tym celu, pismem z 5 kwietnia 2023 r. Przedsiębiorca złożył zwięzłe wyjaśnienia w sprawie o sygn. DS.523.4902.2022 (wskazując m. in., że Pan B. S. został wpisany do bazy danych Przedsiębiorcy na podstawie zgody wyrażonej przez Skarżącego w okresie pomiędzy 1 lutego a 9 marca 2021 r.), a nadto wystąpił do Prezesa UODO z wnioskiem o przedłużenie terminu na wniesienie dodatkowych informacji, niezbędnych do zbadania zarzutów podnoszonych przez Skarżącego.
6. Uwzględniając wniosek Przedsiębiorcy, Prezes UODO – pismem z 21 kwietnia 2023 r. – zwrócił się do niego ponownie z żądaniem złożenia pełnych wyjaśnień w sprawie, w nieprzekraczalnym terminie do 15 maja 2023 r. Jednocześnie, Przedsiębiorcę pouczono o tym, że brak złożenia wyjaśnień w sprawie będzie stanowić naruszenie obowiązku współpracy z organem nadzorczym, w konsekwencji czego Prezes UODO może rozważyć nałożenie na Przedsiębiorcę administracyjnej kary pieniężnej na podstawie art. 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679. Pismo to, wysłane na adres: (…), po dwukrotnej awizacji nie zostało przez Przedsiębiorcę odebrane i 10 maja 2023 r. wróciło do UODO z adnotacją „ZWROT nie podjęto w terminie”– przy czym należy uznać je za prawidłowo doręczone Przedsiębiorcy, zgodnie z dyspozycją art. 44 k.p.a. Mimo wcześniejszych deklaracji, Przedsiębiorca nie złożył wyjaśnień w zakreślonym mu przez Prezesa UODO dodatkowym terminie.
7. Pismem z 1 czerwca 2023 r., przesłanym na adres elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP Urzędu Ochrony Danych Osobowych, tj. /UODO/SkrytkaESP, Przedsiębiorca zwrócił się z prośbą o kierowanie wszelkich pism dotyczących sprawy o sygn. DS.523.4902.2022 drogą elektroniczną, na adres indywidualnej skrzynki podawczej Przedsiębiorcy, tj. (…). Przedsiębiorca w piśmie tym – mimo zapewnień o zamiarze podjęcia współpracy z organem nadzorczym – nie udzielił jednak żadnych wyjaśnień, które zezwoliłyby na merytoryczne rozpoznanie sprawy.
8. Pismem z 28 czerwca 2023 r. przesłanym za pośrednictwem platformy ePUAP, Przedsiębiorca przedłożył lakoniczne wyjaśnienia, niewystarczające do oceny zasadności skargi Pana B. S. Jak wskazał Przedsiębiorca, w jego bazach danych brak jest klienta o imieniu i nazwisku Skarżącego. Numery telefonów widniejące w bazie danych (…) są przepisywane ręcznie z kart pacjentów i służą komunikacji z pacjentami. Karty pacjentów są z kolei wypełniane przez nich osobiście, w związku z czym zdarza się, że podany przez pacjenta numer telefonu – niewyraźnie napisany – zostaje błędnie przeniesiony do bazy danych, co skutkuje błędną wysyłką wiadomości SMS. Numer telefonu podany w skardze, tj. (…), został prawdopodobnie wpisany do systemu jako błędny, a następnie omyłkowo wykorzystany do wysyłki korespondencji SMS. Prawdopodobieństwo powyższego zwiększa fakt, iż Przedsiębiorca posiada w bazie danych klienta o bardzo podobnej konfiguracji cyfr w numerze telefonu. Tak przedstawione twierdzenia Przedsiębiorcy stały w zupełnej sprzeczności z jego wyjaśnieniami, zawartymi w piśmie z 5 kwietnia 2023 r., w których to Przedsiębiorca wskazywał, iż dane osobowe Skarżącego przetwarzane były na podstawie wyrażonej przez niego zgody.
9. Jednocześnie, do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pani A. P., zamieszkałej w Warszawie przy ul. (…) (zwanej dalej: „Skarżącą”) na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jej danych osobowych przez Panią A. D., prowadzącą działalność gospodarczą pod firmą: „S.” z siedzibą w W. przy ul. (…), w ramach której funkcjonuje Klinika (…), polegające na braku spełnienia żądania usunięcia danych osobowych Skarżącej powiązanych z jej numerem telefonu. W związku z powyższym, Prezes UODO wszczął postępowanie wyjaśniające o sygn. DS.523.6918.2022.
10. W ramach wyżej wskazanego postępowania administracyjnego – pismem z 4 stycznia 2023 r. – Prezes UODO zwrócił się do Przedsiębiorcy, wzywając go do ustosunkowania się (w terminie 7 dni od dnia doręczenia ww. pisma) do treści skargi oraz do złożenia wyjaśnień poprzez udzielenie odpowiedzi na szczegółowe pytania dotyczące sprawy, tj.:

a)     „czy, a jeśli tak, to na jakiej podstawie prawnej, w jakim celu oraz zakresie Administrator (którym jest Przedsiębiorca) przetwarzał i aktualnie przetwarza dane osobowe Skarżącej,

b)     czy, a jeśli tak, to kiedy Skarżąca zwracała się do Administratora z żądaniem usunięcia jej danych osobowych z baz danych Administratora, jakie było stanowisko Administratora w tym zakresie i kiedy Administrator udzielił Skarżącej odpowiedzi na jej żądanie (proszę o przesłanie korespondencji w tym zakresie),

c)      czy Administrator udostępnił dane osobowe Skarżącej, wysyłając wiadomość SMS z widoczną listą numerów telefonicznych adresatów, a jeśli tak, to kiedy, w jakim zakresie (jakie dane były widoczne), jakiej liczbie osób, w jakim celu oraz na jakiej podstawie prawnej? Jeżeli tak, proszę o przedstawienie kopii wiadomości SMS.”

Pismo to, skierowane na ujawniony w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej Przedsiębiorcy (…), po dwukrotnej bezskutecznej awizacji zostało zwrócone do UODO 25 stycznia 2023 r. z adnotacją „ZWROT, nie podjęto w terminie”– przy czym należy uznać je za prawidłowo doręczone Przedsiębiorcy zgodnie z brzmieniem art. 44 k.p.a., w trybie doręczenia zastępczego. Przedsiębiorca nie ustosunkował się w żaden sposób do żądania organu nadzorczego w terminie wyznaczonym na dokonanie czynności, do podjęcia których był wzywany.

11. Wobec powyższego, Prezes UODO ponownie – pismem z 27 marca 2023 r., skierowanym na adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej Przedsiębiorcy – wezwał go do złożenia wyjaśnień oraz dowodów niezbędnych do merytorycznego rozpatrzenia sprawy zainicjowanej skargą Pani A. P. W piśmie tym Przedsiębiorcę pouczono, że brak udzielenia wyczerpującej odpowiedzi na przedmiotowe wezwanie skutkować może, w związku z brakiem współpracy z organem nadzorczym oraz niezapewnieniem dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych Prezesowi UODO do realizacji jego zadań, nałożeniem administracyjnej kary pieniężnej zgodnie z art. 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679. Mimo dwukrotnej awizacji, wzmiankowana korespondencja nie została odebrana przez Przedsiębiorcę; zwrócona do UODO 13 kwietnia 2023 r. z adnotacją „ZWROT nie podjęto w terminie”, została uznana za prawidłowo doręczoną Przedsiębiorcy stosownie do brzmienia art. 44 k.p.a.
12. Wobec braku odpowiedzi na pisma Prezesa UODO, pracownik Departamentu Organizacji, Kar i Egzekucji w dniu 16 maja 2023 r. skontaktował się telefonicznie z Przedsiębiorcą – pod numerem telefonu (…), udostępnionym w CEIDG – informując o dotychczasowym przebiegu postępowania skargowego o sygn. DS.523.6918.2022, jak również o obowiązku udzielenia odpowiedzi na pisma Prezesa UODO z 4 stycznia 2023 r. oraz 27 marca 2023 r. wystosowane do Przedsiębiorcy w ww. postępowaniu administracyjnym. Przedsiębiorca zobowiązał się niezwłocznie udzielić niezbędnych wyjaśnień w sprawie.
13. Pismem z 1 czerwca 2023 r., przesłanym na adres elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP Urzędu Ochrony Danych Osobowych, tj. /UODO/SkrytkaESP, Przedsiębiorca zwrócił się z prośbą o kierowanie wszelkich pism dotyczących sprawy o sygn. DS.523.6918.2022 drogą elektroniczną, na adres indywidualnej skrzynki podawczej Przedsiębiorcy, tj. (…). Przedsiębiorca w piśmie tym poinformował o swoim nienajlepszym stan zdrowia, nie udzielił jednak żadnych wyjaśnień, do złożenia których był wzywany.
14. Następnie, pismem z 21 czerwca 2023 r. przesłanym do UODO za pośrednictwem platformy ePUAP, Przedsiębiorca złożył zwięzłe wyjaśnienia, w których wskazał, że numer telefonu (…) (powołany w skierowanych do Przedsiębiorcy pismach Prezesa UODO) nie jest powiązany w systemie szczepień punktu (…) zlokalizowanego przy ul. (…) w W. z osobą Skarżącej, Pani A. P. Przedsiębiorca wyjaśnił również, że w okresie wprowadzania do obrotu kolejnych dawek szczepień przeciwko COVID-19, pacjenci otrzymywali z systemu lub z numeru telefonu przynależnego do punktu szczepień informację dotyczącą możliwości przyjęcia kolejnej dawki, zgodnie z ogólnymi zaleceniami Narodowego Funduszu Zdrowia. Przedsiębiorca nie ustosunkował się natomiast w żaden sposób do szczegółowych pytań organu nadzorczego, sformułowanych w pismach Prezesa UODO z 4 stycznia 2023 r. oraz 27 marca 2023 r.
15. Powyższe okoliczności stanu faktycznego Prezes UODO ustalił na podstawie całokształtu korespondencji urzędowej, prowadzonej pomiędzy Przedsiębiorcą a Prezesem UODO, znajdującej się w aktach postępowań administracyjnych o sygn.: DS.523.4902.2022 oraz DS.523.6918.2022. Korespondencja ta dokumentuje w sposób pełny i wyczerpujący całokształt prób uzyskania przez Prezesa UODO dostępu do danych osobowych i informacji potrzebnych do realizacji swoich zadań – to jest do rozpatrzenia ww. spraw skargowych. Z drugiej zaś strony, stanowi bezpośredni dowód braku współpracy Przedsiębiorcy z Prezesem UODO w ramach wykonywania przez niego jego zadań.

Postępowanie

16. W związku z nieudzieleniem przez Przedsiębiorcę informacji potrzebnych do rozstrzygnięcia spraw o sygn.: DS.523.4902.2022 oraz DS.523.6918.2022, Prezes UODO wszczął z urzędu – na podstawie art. 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679 – niniejsze postępowanie administracyjne, sygn. DOKE.561.10.2023, w przedmiocie nałożenia na Przedsiębiorcę administracyjnej kary pieniężnej, w związku z naruszeniem art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) Rozporządzenia 2016/679. O wszczęciu postępowania Przedsiębiorca został poinformowany pismem z 28 czerwca 2023 r., przesłanym za pośrednictwem platformy ePUAP na adres indywidualnej skrzynki podawczej Przedsiębiorcy, tj. (…). Pismo to zostało doręczone Przedsiębiorcy 11 lipca 2023 r. o godz. 12:14, zgodnie z urzędowym poświadczeniem doręczenia pisma. Pismem tym, Przedsiębiorca został zobowiązany – celem ustalenia podstawy wymiaru kary, w oparciu o art. 101a ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781, zwanej dalej „u.o.d.o.”) – do przedstawienia informacji o osiągniętych przez niego w 2022 r. dochodach. Przedsiębiorcę poinformowano również, że okoliczność złożenia wyczerpujących wyjaśnień, o które Prezes UODO uprzednio zwracał się w postępowaniach o sygn.: DS.523.4902.2022 oraz DS.523.6918.2022, może wpłynąć łagodząco na wymiar wymierzonej w niniejszym postępowaniu administracyjnej kary pieniężnej bądź spowodować odstąpienie od jej nałożenia. Ponadto Przedsiębiorca pouczony został o możliwości wypowiedzenia się – przed wydaniem decyzji administracyjnej – co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.
17. W odpowiedzi na informację o wszczęciu przez Prezesa UODO postępowania w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej – pismami z 12 lipca 2023 r. (dostarczonymi do UODO za pośrednictwem platformy ePUAP w dniu 13 lipca 2023 r.) – Przedsiębiorca złożył obszerne wyjaśnienia w obu ww. sprawach skargowych. W kwestii skargi Pana B. S. Przedsiębiorca podtrzymał swoje dotychczasowe stanowisko, wyrażone w piśmie z 28 czerwca 2023 r. stanowczo zaprzeczając, aby dane osobowe Skarżącego – w zakresie imienia, nazwiska, adresu bądź numeru telefonu – przetwarzane były w zasobach Przedsiębiorcy. Jednocześnie, jak wyjaśnił, na numer telefonu Skarżącego, tj. (…), jednorazowo wysłana została wiadomość SMS z bieżącą ofertą należącego do Przedsiębiorcy salonu kosmetycznego (…). Przedsiębiorca nie był w stanie jednoznacznie wskazać, w jaki sposób pozyskano wzmiankowane dane kontaktowe Skarżącego, tłumacząc jednocześnie, iż mógł to być skutek błędnego przepisania numeru telefonu z karty innego pacjenta do bazy danych Przedsiębiorcy lub też Skarżący – za pośrednictwem portali internetowych: (…) lub (…), albo też telefonicznie – zwrócił się do Przedsiębiorcy o przesłanie bieżącej oferty salonu.
18. Odnosząc się natomiast do skargi Pani A. P., Przedsiębiorca poinformował, ze Skarżąca jest pacjentką prowadzonego przez Przedsiębiorcę punktu szczepień, zlokalizowanego przy ul. (…) w W. Wskazany w treści skargi numer telefonu, tj.(…) – wprowadzony do wykorzystywanego przez Przedsiębiorcę systemu (…) – nie jest w tym systemie przypisany i nie należy do osoby Skarżącej, lecz do innej osoby, której opiekunem prawnym jest Pani A. P. Jak wyjaśnił Przedsiębiorca, na numer ten wysłano w dniu 21 grudnia 2022 r. wiadomość SMS przypominającą o możliwości przyjęcia kolejnej dawki szczepienia przeciwko COVID-19, co zgodne było z ówczesnymi zaleceniami Ministerstwa Zdrowia. Tym samym, wiadomość ta miała na celu powiadomienie pacjenta o możliwości kontunuowania profilaktyki z zakresu COVID-19 w dotychczasowym punkcie szczepień, nie zaś charakter marketingowy. Wiadomość o podobnym charakterze 22 lutego 2023 r. wysłano również na numer telefonu przypisany do Pani A. P. Z uwagi na fakt, że wiadomości adresowane do pacjentów punktu szczepień, a wysyłane przez Przedsiębiorcę w roku 2022 zostały już skasowane, Przedsiębiorca nie był zdolny do stwierdzenia czy numer telefonu (…) znalazł się w określonej grupie wysyłkowej z widoczną listą numerów telefonicznych adresatów. Przedsiębiorca zapewnił jednak, że za tworzenie listy wysyłkowej odpowiedzialny był on sam oraz jeden upoważniony pracownik punktu szczepień. Dane do wysyłki pobierane były bezpośrednio z systemu (…), stąd brak jest możliwości, aby zostały one jakkolwiek bezprawnie rozpowszechnione.
19. W kwestii naruszenia art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) Rozporządzenia 2016/679, Przedsiębiorca wyjaśnił, że brak odbioru korespondencji, pism lub awiz „nie jest spowodowany jego ignorancją, niechęcią, próbą uchylania się od odpowiedzialności czy też nieodpowiedzialnością przedsiębiorcy, tylko bardzo poważnymi problemami zdrowotnymi”. Przedsiębiorca (…) przeszedł trzy operacje kręgosłupa, co wiąże się z licznymi pobytami w szpitalach, poruszaniem się na wózku i o kulach, bardzo długoterminowymi rehabilitacjami oraz leżeniem w łóżku z powodu niemożności chodzenia. Przedsiębiorca podniósł również, że pod wskazanym w CEIDG adresem do doręczeń (…), mieści się biuro Przedsiębiorcy, czynne codziennie od godziny (…) do godziny (…). Listonosz Poczty Polskiej nie dostarcza jednak przesyłek listownych do biura (gdzie odebrać mogłaby ją osoba zatrudniona na stanowisku sekretarki), lecz pozostawia informację o awizacji przesyłki w skrzynce pocztowej – na co Przedsiębiorca składał bezskutecznie liczne skargi. W związku z zaistniałą sytuacją Przedsiębiorca wyraził swój żal oraz zadeklarował chęć dalszej współpracy z organem nadzorczym.
20. W związku z zaistniałą koniecznością uzupełnienia materiału dowodowego, pismami z 24 sierpnia 2023 r. oraz 25 września 2023 r. Przedsiębiorca wniósł dodatkowe wyjaśnienia do sprawy o sygn. DS.523.4902.2022. Prezes UODO, uznając tak zgromadzony materiał dowodowy za wystarczający do zakończenia postępowania zainicjowanego skargą Pana B. S., decyzją administracyjną z 29 września 2023 r., sygn. DS.523.4902.2022, udzielił Przedsiębiorcy upomnienia za naruszenie art. 6 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679, polegające na przetwarzaniu danych osobowych Pana B. S., zamieszkałego w W. przy ul. (…), w zakresie numeru telefonu (…), w celach marketingowych, bez podstawy prawnej. Decyzja ta nie jest prawomocna.

Po zapoznaniu się z całością materiału dowodowego zebranego w sprawie, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

Przepisy prawne

21. Zgodnie z art. 57 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia 2016/679, Prezes UODO, jako organ nadzorczy w rozumieniu art. 51 Rozporządzenia 2016/679, na swoim terytorium monitoruje i egzekwuje stosowanie tego rozporządzenia. W ramach swoich kompetencji Prezes UODO m. in. rozpatruje skargi wniesione przez osobę, której dane dotyczą, lub przez podmiot, organizację lub zrzeszenie zgodnie z art. 80, w odpowiednim zakresie prowadzi postępowania w przedmiocie tych skarg i w rozsądnym terminie informuje skarżącego o postępach i wynikach tych postępowań (art. 57 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia 2016/679). Rozporządzenia 2016/679) oraz prowadzi postępowania w sprawie stosowania niniejszego rozporządzenia, w tym na podstawie informacji otrzymanych od innego organu nadzorczego lub innego organu publicznego (art. 57 ust. 1 lit. h) Rozporządzenia 2016/679).
22. Dla umożliwienia realizacji tak określonych zadań Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 uprawnień w zakresie prowadzonych postępowań, w tym uprawnienie do nakazania administratorowi i podmiotowi przetwarzającemu dostarczenia wszelkich informacji potrzebnych do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia 2016/679) oraz uprawnienie do uzyskania od administratora i podmiotu przetwarzającego dostępu do wszelkich danych osobowych i wszelkich informacji niezbędnych do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. e) Rozporządzenia 2016/679).
23. Naruszenie przepisów Rozporządzenia 2016/679, skutkujące naruszeniem uprawnień organu określonych w art. 58 ust. 1, podlega – zgodnie z art. 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679 – administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.
24. Dodatkowo zarówno administrator, jak i podmiot przetwarzający obowiązani są na żądanie organu nadzorczego współpracować z nim w ramach wykonywania przez niego jego zadań, o czym stanowi art. 31 Rozporządzenia 2016/679. Niewywiązanie się z tego obowiązku zagrożone jest, zgodnie z art. 83 ust. 4 lit. a) Rozporządzenia 2016/679, administracyjną karą pieniężną w wysokości do 10 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.
25. Prezesowi UODO przysługuje ponadto szereg określonych w art. 58 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679 uprawnień naprawczych, w tym prawo udzielenia upomnienia administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu w przypadku naruszenia przepisów Rozporządzenia 2016/679 przez operacje przetwarzania. Zgodnie z motywem 148 Rozporządzenia 2016/679, aby egzekwowanie przepisów Rozporządzenia 2016/679 było skuteczniejsze, należy za jego naruszenie nakładać sankcje, w tym administracyjne kary pieniężne – oprócz lub zamiast odpowiednich środków nakładanych na mocy Rozporządzenia 2016/679 przez organ nadzorczy. Jeżeli naruszenie jest niewielkie, karę pieniężną można zastąpić upomnieniem. Powinno się jednak zwrócić uwagę na charakter, wagę oraz czas trwania naruszenia, na to, czy naruszenie nie było umyślne, na działania podjęte przez administratora dla zminimalizowania szkody, na stopień odpowiedzialności lub wszelkie mające znaczenie wcześniejsze naruszenia, na sposób, w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu, na przestrzeganie środków nałożonych na administratora lub podmiot przetwarzający, na stosowanie kodeksów postępowania oraz wszelkie inne czynniki obciążające lub łagodzące.
26. Stosownie do art. 60 u.o.d.o. postępowanie w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych jest prowadzone przez Prezesa UODO. Z kolei art. 7 ust. 1 u.o.d.o. stanowi, że w sprawach nieuregulowanych w tej ustawie do postępowań administracyjnych przed Prezesem UODO (w tym w postępowaniach w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej, o których mowa w Rozdziale 11 u.o.d.o.) stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2022 r., poz. 2000 ze zm., zwanej dalej: „k.p.a.”). Zgodnie z art. 7 ust. 2 u.o.d.o. postępowania te są postępowaniami jednoinstancyjnymi.
27. Zgodnie z brzmieniem art. 44 § 4 k.p.a. w związku z art. 44 § 1 k.p.a., fikcja doręczenia zachodzi z upływem ostatniego dnia okresu, to jest 14 dni, w przypadku doręczenia pisma osobie fizycznej w jej mieszkaniu lub miejscu pracy  przez operatora pocztowego, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

Ocena prawna

28. Odnosząc przytoczone powyżej przepisy Rozporządzenia 2016/679 do ustalonego w niniejszej sprawie stanu faktycznego rozważyć należy w pierwszej kolejności czy Przedsiębiorca jest adresatem obowiązków, o których mowa w art. art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679, naruszenie których podlega administracyjnej karze pieniężnej na podstawie art. 83 ust. 4 i 5 Rozporządzenia 2016/679. Oba wskazane wyżej przepisy Rozporządzenia 2016/679 nakładają bowiem obowiązki procesowe – w ramach prowadzonych przez Prezesa UODO postępowań – na administratorów i podmioty przetwarzające. Z treści skarg Pana B. S., jak i Pani A. P. (zgodnych w tym zakresie z wyjaśnieniami Przedsiębiorcy) wynika, że Przedsiębiorca, w związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą, skierował na wskazane przez Skarżących numery telefonu, tj. (…), wiadomości SMS zawierające informacje o świadczonych przez Przedsiębiorcę usługach. Tym samym dane osobowe Skarżących zostały przez Przedsiębiorcę wykorzystane w celu marketingu usług własnych – co zgodnie z brzmieniem art. 4 pkt 2 Rozporządzenia 2016/679 stanowi o ich przetwarzaniu przez Przedsiębiorcę. Powyższe pozwala zatem na przyjęcie, że Przedsiębiorca, w stanie faktycznym opisanym przez Skarżących, występuje w odniesieniu do danych osobowych Pana B. S. oraz Pani A. P. w roli administratora. W związku z tym więc, że Przedsiębiorca jest administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia 2016/679, Prezes UODO uprawniony był – zgodnie z art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) Rozporządzenia 2016/679 – do żądania od Przedsiębiorcy dostarczenia danych osobowych i informacji, niezbędnych do realizacji jego zadań, w tym przypadku do merytorycznego rozpatrzenia spraw o sygn.: DS.523.4902.2022 oraz DS.523.6918.2022, a Przedsiębiorca – na tej samej podstawie prawnej – zobowiązany był takie informacje przedstawić.
29. Podkreślenia wymaga, że Prezes UODO celem ustalenia stanu faktycznego sprawy o sygn. DS.523.4902.2022 kilkakrotnie – pismami z 10 listopada 2022 r., 16 lutego 2023 r. oraz 21 kwietnia 2023 r. – zwracał się do Przedsiębiorcy z wezwaniem do złożenia wyjaśnień poprzez udzielenie odpowiedzi na szczegółowe pytania dotyczące sprawy. Przedsiębiorca nie odebrał jednak żadnego z ww. pism, w efekcie czego nie ustosunkował się w terminie zakreślonym przez organ nadzorczy, do treści zarzutów podnoszonych przez Skarżącego – czym uniemożliwił ich wszechstronne zbadanie przez organ nadzorczy. Sytuacji tej nie zmienił fakt, że pracownik Departamentu Organizacji, Kar i Egzekucji UODO nawiązał 28 marca 2023 r. bezpośredni kontakt telefoniczny z Przedsiębiorcą, informując go o przebiegu sprawy, przede wszystkim jednak o konieczności udzielenia odpowiedzi na wystosowane do niego w przedmiotowej sprawie pisma Prezesa UODO. Powziąwszy wiedzę o toczącym się postępowaniu administracyjnym, Przedsiębiorca nie przedstawił bowiem informacji niezbędnych do ustalenia stanu faktycznego sprawy – nawet w sytuacji wyznaczenia mu dodatkowego, wydłużonego terminu na ich wniesienie. Jakkolwiek, pismami datowanymi na 5 kwietnia 2023 r. oraz 28 czerwca 2023 r. Przedsiębiorca przedłożył wyjaśnienia, w których odniósł się do okoliczności pozyskania, a następnie wykorzystania danych osobowych Skarżącego, to jednak zważyć należy, że wyjaśnienia te były niewystarczające oraz wewnętrznie ze sobą sprzeczne (zob. pkt 8 uzasadnienia niniejsze decyzji). Tym samym, wobec niespójności depozycji składanych przez Przedsiębiorcę, brak było podstaw do uznania ich na ówczesnym etapie postępowania za wiarygodne źródło dowodowe – w szczególności, że Przedsiębiorca nie dostarczył żadnych innych dowodów na ich poparcie. Wobec postawy Przedsiębiorcy, który swymi wyjaśnieniami nie przyczynił się do ustalenia przebiegu zdarzeń w sprawie DS.523.4902.2022, a jedynie spowodował konieczność dalszego przedłużenia postępowania w celu usunięcia wyżej opisanych nieścisłości, Prezes UODO stanął na stanowisku, że takie działanie Przedsiębiorcy – choć z pozoru może świadczyć o aktywnym jego udziale w postępowaniu – nie może być oceniane pozytywnie z puntu widzenia należytej współpracy z organem nadzorczym. Brak kooperacji z organem ochrony danych osobowych, bezsporny wobec zgromadzonego w niniejszej sprawie materiału dowodowego, poskutkował koniecznością wszczęcia niniejszego postępowania administracyjnego w przedmiocie nałożenia na Przedsiębiorcę administracyjnej kary pieniężnej.
30. Podobne okoliczności stwierdzono w postępowaniu administracyjnym o sygn. DS.523.6918.2022, w którym to Prezes UODO dwukrotnie – pismami z 4 stycznia 2023 r. oraz z 27 marca 2023 r. – zwrócił się do Przedsiębiorcy o nadesłanie informacji niezbędnych do rozpoznania sprawy zainicjowanej skargą Pani A. P. Przedsiębiorca, również i w tej sprawie nie podjął skierowanej do niego korespondencji, w efekcie czego nie ustosunkował się w terminie do żądania organu ochrony danych osobowych. Dopiero telefoniczny kontakt z Przedsiębiorcą nawiązany 16 maja 2023 r. przez pracownika Departamentu Organizacji, Kar i Egzekucji UODO spowodował, że Przedsiębiorca pismem z 21 czerwca 2023 r. złożył lakoniczne wyjaśnienia w tejże sprawie (zob. pkt 14 uzasadnienia niniejszej decyzji), były one jednak dalece niepełne i nie zawierały odpowiedzi na szczegółowe pytania organu nadzorczego, sformułowane w wystosowanej do Przedsiębiorcy korespondencji. Tym samym, z uwagi na ogólnikowy charakter ww. wyjaśnień, stopień przydatności informacji udzielonych przez Przedsiębiorcę należało ocenić jako niewielki, a współpracę w organem nadzorczym jako niewystarczalną. Powyższe – przy jednoczesnym uwzględnieniu postawy Przedsiębiorcy prezentowanej w postępowaniu o sygn. DS.523.4902.2022 – stało się podstawą do wszczęcia niniejszego postępowania w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej w związku z naruszeniem art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) Rozporządzenia 2016/679, w efekcie którego dopiero Przedsiębiorca złożył obszerne i rzeczowe wyjaśnienia zezwalające na zbadanie zasadności obu wniesionych na jego działania skarg.
31. Co więcej, w ocenie Prezesa UODO, przedstawione przez Przedsiębiorcę w piśmie z 12 lipca 2023 r. uzasadnienie braku odpowiedzi na jego wezwania (zob. pkt 19 uzasadnienia niniejszej decyzji), jakkolwiek wiarygodne, nie stanowi przesłanki wyłączającej odpowiedzialność Przedsiębiorcy za stwierdzone naruszenie. Okoliczność, że Przedsiębiorca boryka się z problemami zdrowotnymi, z powodu których nie jest w stanie samodzielnie wykonywać wszystkich obowiązków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, nie zdejmuje bowiem z Przedsiębiorcy powinności dostarczenia Prezesowi UODO, na jego żądanie, wszelkich informacji niezbędnych organowi nadzorczemu do realizacji jego zadań. Przedsiębiorca, zdając sobie sprawę z trudności w osobistym wykonywaniu zadań związanych z obsługą wpływającej do niego korespondencji, w tym z odbiorem pism awizowanych pod adresem wskazanym w CEIDG, jako stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej lub adres do doręczeń Przedsiębiorcy, powinien był do tego celu ustanowić pełnomocnika – co najmniej na czas pozostawania w stanie niedyspozycji. Podobnie, w przypadku trudności z terminowym sporządzaniem odpowiedzi na pisma Prezesa UODO, Przedsiębiorca powinien był rozważyć zasadność ustanowienia pełnomocnika, który reprezentowałby go w postępowaniu administracyjnym prowadzonym przez organ nadzorczy. Przedsiębiorca, decydując się na samodzielne prowadzenie swoich spraw, powinien godzić się z ryzykiem z tego wynikającym oraz możliwymi jego skutkami – w tym wypadku z uznaniem przez organ nadzorczy, że brak odbioru korespondencji kierowanej do Przedsiębiorcy stanowić będzie naruszenie obowiązku współpracy z Prezesem UODO. Co więcej, przejawem naruszenia tego obowiązku w postępowaniu o sygn. DS.523.4902.2022 było również złożenie przez Przedsiębiorcę wyjaśnień dalece niepełnych, a w pewnych aspektach wzajemnie się wykluczających. Opisywane działanie Przedsiębiorcy (udzielanie odpowiedzi lakonicznych, wymijających na konkretne i niewymagające specjalistycznej wiedzy z zakresu ochrony danych osobowych pytania organu nadzorczego), utrudniające ustalenie stanu faktycznego sprawy zainicjowanej skargą Pana B. S., nie może pozostać bez żadnej reakcji ze strony organu nadzorczego.
32. Jednocześnie jednak, uwzględniając wyjaśnienia Przedsiębiorcy złożone w niniejszym postępowaniu, Prezes UODO stanął na stanowisku, że stwierdzone naruszenie, polegające na braku współpracy z Prezesem UODO w ramach wykonywania przez niego jego zadań oraz niezapewnieniu Prezesowi UODO dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań, nie miało charakteru umyślnego, lecz wynikało z sytuacji osobistej dotyczącej Przedsiębiorcy. Jednocześnie, naruszenie to zostało przez Przedsiębiorcę usunięte niezwłocznie po powzięciu informacji o toczącym się postepowaniu w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej, tj. z chwilą wpłynięcia do UODO w dniu 12 lipca 2023 r. jego dodatkowych wyjaśnień (uzupełnionych w dalszej kolejności – w zakresie postępowania o sygn. DS.523.4902.2022 – pismami z 24 sierpnia 2023 r. oraz 25 września 2023 r.). Należy bowiem wskazać, że wyjaśnienia te przyczyniły się do wydania rozstrzygnięcia w sprawie skargi Pana B. S., zakończonej decyzją administracyjną Prezesa UODO z 29 września 2023 r.
33. Uwzględniając aktywną postawę Przedsiębiorcy, Prezes UODO uznał za uzasadnione udzielenie mu upomnienia w zakresie stwierdzonego naruszenia art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679, przyjmując jednocześnie, że w świetle kryteriów określonych w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679 będzie ono skuteczne i wystarczające. Należy jednak zauważyć, że w przypadku zaistnienia podobnego zdarzenia w przyszłości, każde upomnienie wydane przez Prezesa UODO wobec Przedsiębiorcy będzie uwzględnione przy ocenie przesłanek warunkujących zasadność wymierzenia kary administracyjnej, zgodnie z zasadami określonymi w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679 i poczytywane będzie na jego niekorzyść.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes UODO rozstrzygnął jak w sentencji niniejszej decyzji.

Pouczenie

Decyzja jest ostateczna. Od decyzji Stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w terminie 30 dni od dnia jej doręczenia, za pośrednictwem Prezesa UODO (adres: ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa). Wpis od skargi wynosi 200 zł. W postępowaniu przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym Strona ma prawo ubiegać się o prawo pomocy, które obejmuje zwolnienie od kosztów sądowych oraz ustanowienie adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego lub rzecznika patentowego. Prawo pomocy może być przyznane na wniosek Strony złożony przed wszczęciem postępowania lub w toku postępowania. Wniosek jest wolny od opłat sądowych.